Circular Externa 003 De 2025

CIRCULAR EXTERNA

Bogotá D. C., 24 de junio de 2025

CIRCULAR EXTERNA No. 003 de 2025

De: Agencia Nacional de Contratación Pública.

Para: Entidades Estatales indistintamente de su régimen de contratación, los patrimonios autónomos constituidos por Entidades Estatales y los particulares que ejecuten recursos públicos, que tienen el deber de publicar y gestionar sus Procesos de Contratación a través de SECOP.

Asunto: Uso correcto de la plataforma transaccional SECOP II para publicar los procesos de contratación.

Cordial saludo,

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (ANCP-CCE) es la entidad encargada de liderar el Sistema de Compra Pública en Colombia y de administrar el SECOP (Sistema Electrónico para la Contratación Pública), dentro de este Sistema se encuentra SECOP II 1 , la plataforma en la que se gestionan en línea todos los procesos de contratación estatal. Esta herramienta ofrece cuentas para entidades y proveedores, además de una vista pública para que cualquier ciudadano pueda consultar y hacer seguimiento a la contratación del Estado, promoviendo así procesos más eficientes, transparentes y responsables con el uso de los recursos públicos.

Como parte de su compromiso con la transparencia y el acceso a la información, la Agencia trabaja de forma permanente para fortalecer el uso adecuado de esta plataforma. En este sentido, vela porque todas las entidades públicas y demás actores que administran recursos del Estado hagan uso correcto del SECOP II, conforme a las normativas vigentes.

De acuerdo con el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” 2 , cada entidad es responsable por la veracidad, oportunidad y calidad de la información que reporta. Objetivo de esta circular Reiterar a todas las entidades estatales la importancia de utilizar correctamente la plataforma SECOP II, especialmente al momento de

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ARTÍCULO 3. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios: Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley. Principio de buena fe. En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolosa o culposa. Principio de facilitación. En virtud de este principio los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo. Principio de no discriminación. De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud. Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información. Principio de celeridad. Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades y servidores públicos. Principio de eficacia. El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales. Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad. Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros. Principio de responsabilidad en el uso de la información. En virtud de este, cualquier persona que haga uso de la información que proporcionen los sujetos obligados, lo hará atendiendo a la misma estructurar los procesos, ya que la falta de la calidad de la información afecta el desarrollo y ejecución de los contratos. Errores frecuentes identificados Conforme lo anterior se identificaron los siguientes errores:

1. Tipología contractual incorrecta: Al configurar el proceso de

contratación en la plataforma, se debe seleccionar correctamente la tipología del contrato desde una lista desplegable, no obstante, se ha observado que con frecuencia los contratos son clasificados como “Otros”, aun cuando su tipología específica está disponible en el sistema; para el caso concreto, los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión deben clasificarse como «Prestación de servicios». 2. Modalidad de selección incorrecta: Al configurar el proceso de

contratación en la plataforma, se debe seleccionar correctamente la modalidad de selección desde una lista desplegable. Se ha observado que con frecuencia los procesos se tramitan por medio de modalidades de selección no aplicables. Por ejemplo, los convenios solidarios son clasificados como “Régimen Especial”, aun cuando las entidades estatales que publican están sujetas al Estatuto General de Contratación Pública y, en consecuencia, corresponden a “Contratación Directa”.

3. Falta de uso del marcador de Documentos Tipo: Cuando se configura

un proceso de contratación sujeto a la adopción obligatoria de Documentos Tipo, es indispensable utilizar el marcador correspondiente y seleccionar el sector pertinente al proceso. Conforme lo anterior, es imperioso que todas las personas a las que va dirigida esta circular registren correctamente la información en la plataforma transaccional SECOP II, que para el caso en estudio se refiere a las listas desplegables de tipología de contratos y modalidades de selección, y el marcador de Documentos Tipo, de manera que la ciudadanía, entes de control y las propias entidades públicas puedan

Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 3 Colombia Compra Eficiente Dirección: Carrera 7 # 26 – 20 – Bogotá, Colombia Mesa de servicio: (+57) 601 7456788 Atención al ciudadano: (+57) 601 79566 Código: CCE-DES-FM-26 Versión: 01 Fecha 12-0- 2022

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realizar análisis, reportes, estadísticas y demás acciones basadas en la información que refleje la realidad del sistema de compras públicas. Para apoyar este proceso, en el sitio web de la Agencia 3 se encuentran disponibles manuales, guías, videos y otros recursos que explican de manera clara y detallada el funcionamiento adecuado del sistema. Atentamente, Cristóbal Padilla Tejeda Director General – Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.

Elaboró: Adriana Marcela Betancourt Martínez Contratista – Contrato CCE-200-2025

Emperatriz Elena Garrido Torres Gestor T1 – 15 Coordinadora Observatorio Oficial de Contratación Estatal Adriana Marcela Durán Perdomo Contratista

Revisó:

Oscar Hernán Parra Erazo Subdirector Estudios de Mercado y Abastecimiento Estratégico

Aprobó:

Richard Ariel Bedoya de Moya Subdirector de IDT

3 Enlace de acceso:

Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 4 Colombia Compra Eficiente Dirección: Carrera 7 # 26 – 20 – Bogotá, Colombia Mesa de servicio: (+57) 601 7456788 Atención al ciudadano: (+57) 601 79566 Código: CCE-DES-FM-26 Versión: 01 Fecha 12-0- 2022