Circular Externa 005 De 2024

CIRCULAR EXTERNA

Bogotá D. C., 01 de noviembre de 2024

CIRCULAR EXTERNA No. 005 de 2024

De:

Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente

Entidades Estatales que publican y gestionan sus procesos de contratación en SECOP II, independientemente de su régimen de contratación.

Para:

Asunto: Cierre de expediente electrónico en SECOP II

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, es una entidad de la rama Ejecutiva que actúa como el ente rector encargado de formular la política de compras y contratación estatal en todo el territorio nacional. Para el cumplimiento de sus funciones, el numeral 8 del

artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011 le asignó la competencia de desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), el cual fue creado por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, como punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las Entidades Estatales y la ciudadanía, contando con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos. De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, el Proceso de Contratación se define como el “ Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde” (Énfasis fuera de texto) . En concordancia con esto, el artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, establece que: “Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación ” (Énfasis fuera de texto) . Según estas disposiciones, el Proceso de Contratación termina cuando: a) se ha cumplido el plazo del contrato; b) se han vencido las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento; o c) se ha vencido el plazo de cumplimiento de las

Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 1 Colombia Compra Eficiente Dirección: Carrera 7 # 26 – 20 – Bogotá, Colombia Mesa de servicio: (+57) 601 7456788 Atención al ciudadano: (+57) 601 79566 Código: CCE-DES-FM-26 Versión: 01 Fecha 12-0- 2022

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condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, lo que ocurra más tarde. Dentro de este plazo se comprende, el periodo de liquidación de los contratos al que se refiere el

artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. En ejercicio de las referidas atribuciones, la Agencia ha impartido directrices entorno al uso del SECOP II, lo orientadas a garantizar la transparencia, publicidad y acceso a la información pública. En particular, a través de la Circular Externa No. 002 de 2023, este rector requirió a todos los sujetos obligados a publicar y transar en la mencionada plataforma para que, antes del 31 de julio de 2023 procedieran a cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hubieran cumplido con las obligaciones post-contractuales, con énfasis en los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión que no requirieran liquidación. El plazo establecido por la Circular Externa No. 002 de 2023, fue prorrogado por las circulares externas 3 y 6 de 2023, hasta el 10 de noviembre de 2023 y 1 de marzo de 2024, respectivamente. Sin embargo, a la fecha sigue existiendo un número importante de registros de contratos que pese a estar terminados y haberse cumplido sus obligaciones post- contractuales, no han sido cerrados en la plataforma electrónica, lo cual afecta la calidad de la información y el funcionamiento del SECOP II, limitando las funcionalidades de la plataforma, afectando con ello a todos los actores del Sistema de Compra y Contratación Pública. Como consecuencia de lo anterior, la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- imparte las siguientes directrices a los sujetos obligados a transar en el SECOP II, las cuales deberán ser cumplidas antes del 30 de noviembre de 2024 :

1. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con

las obligaciones post-contractuales a las que se refiere el 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015. 2. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos cuyo plazo de ejecución

y término para liquidar hayan finalizado, en los que no se hayan incluido garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, ni obligaciones post- contractuales. 3. Cerrar el expediente electrónico de los contratos cuyo plazo de ejecución

haya finalizado, que no requieran de liquidación o no se encuentren pendientes obligaciones postcontractuales pendientes.

Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 2 Colombia Compra Eficiente Dirección: Carrera 7 # 26 – 20 – Bogotá, Colombia Mesa de servicio: (+57) 601 7456788 Atención al ciudadano: (+57) 601 79566 Código: CCE-DES-FM-26 Versión: 01 Fecha 12-0- 2022

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Después de la fecha indicada, la Agencia Nacional de Contratación Pública llevará a cabo una migración de datos de los contratos que se encuentren cerrados. Esta migración no alterará la manera en que se consultan los procesos o contratos, pero permitirá que la plataforma del SECOP II presente menos períodos de indisponibilidad o intermitencia, mejorando así su funcionamiento. Es responsabilidad de todos los usuarios del sistema seguir las instrucciones indicadas en las circulares y en los manuales de operación del SECOP II para garantizar el óptimo desempeño de la plataforma. Para el cumplimiento de las anteriores directrices, se anexa a la presente Circular el lineamiento técnico para proceder el cierre electrónico de los contratos. Cordialmente,

CRISTÓBAL PADILLA TEJEDA Director General de Agencia Nacional de Contratación Pública

–Colombia Compra Eficiente–

Alejandro Sarmiento Cantillo Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual Revisaron: Ricardo Pérez Latorre Asesor Jurídico de la Dirección General Richard Ariel Bedoya de Moya Subdirector de Información y Desarrollo Tecnológico Carolina Quintero Gacharná Subdirectora de Gestión Contractual Aprobó: Cristóbal Padilla Tejeda Director General

Elaboró:

Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 3 Colombia Compra Eficiente Dirección: Carrera 7 # 26 – 20 – Bogotá, Colombia Mesa de servicio: (+57) 601 7456788 Atención al ciudadano: (+57) 601 79566 Código: CCE-DES-FM-26 Versión: 01 Fecha 12-0- 2022