Circular Externa 002 De 2013

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Circular Externa No 2 de 16 de agosto de 2013

Para: Entidades del Estado

Asunto: Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones – Clasificador de Bienes y Servicios

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- en cumplimiento de su objetivo como ente rector del sistema de compras y contratación pública, y en atención a lo señalado en el Decreto 1510 de 2013, establece en relación con el Plan Anual de Adquisiciones (i) los lineamientos para su elaboración; (ii) el formato para su elaboración; (iii) la forma en que las Entidades Estatales deben publicarlo en su página web y en el SECOP; y (iv) la forma y oportunidad en que las Entidades Estatales deben actualizarlo.

1. Los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones están consignados en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, la cual está a disposición en http:// www. colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualpaa.pdf .

2. El formato para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones se puede descargar en archivo Excel en http:// www. colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas/formatopaa.xls .

3. El formato es obligatorio para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones de 2014 y años posteriores.

4. La Guía para publicar el Plan Anual de Adquisiciones está a disposición en http:// www. colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas/instructivo_paa.pdf .

5. Las entidades del Estado deben publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año, identificando los bienes y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC).

6. Las Entidades Estatales deben actualizar su Plan Anual de Adquisiciones en el mes de Julio de cada año, utilizando el formato al que se refiere el numeral 1 de la presente circular. La actualización debe ser publicada en la página web y en el SECOP, de tal manera que sólo será visible el Plan Anual de Adquisiciones actualizado.

Adicionalmente, las Entidades Estatales pueden actualizar el Plan Anual de Adquisiciones en cualquier otra fecha, utilizando el formato al que se refiere el numeral 1 de la presente circular. La actualización del PAA debe ser publicada en la página web y en el SECOP, de tal manera que sólo será visible el Plan Anual de Adquisiciones actualizado.

El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento de planeación de la actividad de compras y contratación pública para facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, y para diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de

contratación. Este instrumento es el mismo plan general de compras, plan de adquisición de bienes y servicios (PABS) o cualquier otra denominación que tenga.

De otra parte, Colombia Compra Eficiente tiene en su página web, a disposición de los Partícipes de la Contratación Pública:

(a) Una versión navegable del Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC, las instrucciones para su uso y el Clasificador en formato PDF en www.colombiacompra.gov.co/Clasificacion

(b) La guía para la codificación de bienes y servicios con el uso del Clasificador UNSPSC, conforme con lo previsto por el literal (c) del numeral 2 del

artículo 159 del Decreto 1510 de 2013 en: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf

(c) El Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC en formato Excel, en la dirección www.colombiacompra.gov.co/compradores , ingresando en la opción “Procesos de Contratación” con su usuario y contraseña.

Muy atentamente,

María Margarita Zuleta González Directora General

Referencia Normativa

Artículo 74 de la Ley 1474 de 2011

Artículo 19 de la Ley 1593 de 2012 Literal (e) del

Artículo 3 del Decreto 2482 de 2012 Título I, Capítulo IV y Título V del Decreto 1510 de 2013

Carga y Consulta del Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP Las Entidades Estatales pueden cargar y consultar en el SECOP su Plan Anual de Adquisiciones.

A. Cargar datos Elementos requeridos para el cargue de datos: • Nombre de Usuario y Clave registrados en el SECOP.

• Archivo con información del Plan Anual de Adquisiciones en el formato versión

Libro de Excel 97-2003, el cual se encuentra disponible en

http://colombiacompra.gov.co/es/plan-anual-de-adquisiciones .

Procedimiento para acceder SECOP: Ingrese a www.colombiacompra.gov.co Seleccione la opción: “ Compradores ”.

Seleccione el vínculo: “ Plan Anual de Adquisiciones ”.

Ingrese su Nombre de Usuario y Clave registrados en el SECOP.

Seleccione una de las siguientes opciones:

1. Cargar un nuevo Plan Anual de Adquisiciones. 2. Actualizar el Plan Anual de Adquisiciones. 1. Cargar un nuevo Plan Anual de Adquisiciones 1.1. Información de la Entidad Estatal Seleccione el año, departamento y municipio. Si la Entidad Estatal publica de manera desagregada su Plan Anual de Adquisiciones, según las distintas unidades ejecutoras, digite una breve descripción de la regional, seccional, dependencia o área a la que hace referencia el Plan Anual de Adquisiciones que va a publicar, de lo contrario digite “UNICO PLAN”. Haga clic en Continuar.

1.2. Cargue el Plan Anual de Adquisiciones mediante el botón “Examinar”.

1.3. Seleccione el archivo Plan Anual de Adquisiciones a publicar.

1.4. Envíe el archivo mediante el botón continuar. 1.5. El sistema valida que el archivo fue diligenciado en el formato publicado por Colombia Compra Eficiente versión Libro de Excel 97-2003 y los códigos UNSPSC incluidos en este. Si el archivo a publicar cumple con la validación el sistema notificará el cargue exitoso del archivo.

Si por el contrario el archivo no cumple con los requisitos de validación, el sistema informará acerca de los errores de validación encontrados.

El sistema le permitirá continuar con el cargue del archivo que se almacenará en el sistema con anotación interna de los errores presentados, los cuales se mantendrán hasta que se cargue el archivo corregido. Recuerde que la Entidad Estatal y los usuarios del SECOP son responsables de la calidad y oportunidad de la información publicada. 2. Actualizar el Plan Anual de Adquisiciones

2.1. Seleccione el Plan Anual de Aquisiciones a actualizar El sistema muestra los Planes Anuales de Adquisiciones cargados en el SECOP, con los respectivos datos que los identifican: año; fecha de publicación, ubicación geográfica (Depto, Mpio); Consecutivo, nombre de la regional, seccional, dependencia, área, (en caso de que la Entidad Estatal publique su Plan Anual de Adquisiciones de manera desagregada por unidades ejecutoras); usuario que publicó; valor total; y los archivo cargados con su respectiva versión. Ubique el archivo con el consecutivo mayor a actualizar y digite la información que lo identifica según la gráfica anterior. Haga clic en Continuar.

B. Procedimiento para la consulta de los Planes Anuales de Adquisiciones en el SECOP. Ingrese a www.colombiacompra.gov.co Seleccione la opción: “ Proveedores ”

Seleccione el vínculo: “ Plan Anual de Adquisiciones ” del correspondiente año a consultar Seleccione el archivo Plan Anual de Adquisiciones a consultar: