Concepto C 1479 De 2025

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REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Concepto

El Registro Único de Proponentes – en adelante RUP – como instrumento en el que consta la información relacionada con las personas naturales y jurídicas, con el fin de que puedan participar en los Procedimientos de Contratación realizados por las Entidades Estatales, tiene por objeto contemplar en un único documento la información relativa a la capacidad jurídica, técnica, financiera y organizacional de los posibles proponentes.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza

[…] las cámaras de comercio, de acuerdo con el artículo 6.1 de la Ley 1150 de 2007 y con el artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015, verificarán y certificarán los requisitos habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y de organización. En concordancia con lo establecido en el numeral 6.3 de la Ley 1150 de 2007, la cámara de comercio, verificada la información aportada por el proponente, publicará el acto de inscripción del RUP, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de reposición dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de su publicación –posibilidad aplicable frente a la inscripción, renovación o actualización–.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza – Inscripción

En relación con la inscripción –ya sea por primera vez o porque no se renueva a tiempo y se debe realizar el trámite como una inscripción inicial–, se debe considerar lo prescrito en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, que establece que los proponentes no pueden acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, unido a lo expresado por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, quien interpretó una norma de igual contenido a la anterior, señalando que el proponente debe cumplir materialmente para la fecha del cierre del proceso con los requisitos que se requieren para presentar la oferta. En este sentido, para ese momento la persona natural o jurídica debe estar inscrita en el RUP, para lo cual no basta con la solicitud o radicación de los documentos para el trámite, sino que, además, el acto administrativo de inscripción debe estar en firme, pues solo así se materializa y produce efectos la inscripción.

Por lo tanto, si la cámara de comercio expide el acto administrativo de inscripción en el RUP después del cierre del procedimiento de selección, con motivo de la falta de renovación a tiempo de la información contenida en él o por ser la primera inscripción, el proponente no puede aportarlo al proceso, porque al momento de presentar la oferta no tenía capacidad para contratar, y no puede acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad a la fecha del cierre del proceso, reiterando que la inscripción debe estar en firme antes del cierre, pues la inscripción solo se materializa y es oponible a terceros cuando el acto administrativo está en firme.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza – Renovación

Tratándose del trámite de renovación, se reitera lo expresado en el sentido de que la persona que presentó la información para renovar su registro antes del quinto día hábil de abril de cada año, cumpliendo el requisito del artículo 2.2.1.1.1.5.1., y pese a que la renovación no esté en firme, es decir, mientras esté en trámite el proceso de renovación, puede participar en los procedimientos de selección, debiéndose tener en cuenta la información “antigua”. De lo anterior se desprende que en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el de su firmeza, se debe emplear la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente. Incluso, en los procedimientos de selección, en caso de que el RUP con la información “antigua” se haya presentado válidamente antes del cierre del proceso y con posterioridad a este quede en firme el nuevo RUP, para la evaluación de las propuestas se deberá utilizar la información del registro presentado inicialmente, porque ninguno de los proponentes, durante el término otorgado para subsanar ofertas, podrá “acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”, por lo que la evaluación se realizará con la información del RUP en firme antes del cierre, independientemente de que la nueva información favorezca o perjudique al proponente.

Debe tenerse en cuenta, en relación con este aspecto, que el parágrafo 1, inciso segundo del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, establece que: “Durante el término otorgado para subsanar las ofertas, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”. Esta regla tiene un alcance muy amplio, pues no expresa, como pudo haberlo hecho, que durante dicho término no se pueden subsanar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre; sino que optó por establecer una regla más amplia, consistente en que durante dicho término los proponentes no pueden acreditar ningún tipo de “circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”. En tal sentido, se incurriría en la prohibición anterior si se presentara o acreditara un RUP diferente renovado, que no estaba en firme para el cierre del proceso; independientemente de que este nuevo RUP favorezca o perjudique al interesado.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza – Actualización

Ahora bien, el deber de renovación, para impedir que el RUP deje de producir efectos consiste en “presentar la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año”. De manera que basta con la presentación de dicha información, mediante la cual se solicita a la cámara de comercio respectiva que adelante el trámite de renovación, para que se impida que el registro cese en sus efectos. Lo anterior, independientemente del término que tarde la cámara de comercio para revisar la información o de la solicitud que ésta le haga al interesado para que aporte algún documento adicional, o el término que transcurra mientras se interponen y resuelven los recursos –en caso de que se presenten– y del momento en que finalmente adquiera firmeza el acto de renovación. En este sentido, siempre que se cumpla con la primera actuación tendiente a la renovación del RUP este sigue produciendo efectos, por lo que, se reitera, en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el de la firmeza, se puede utilizar la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente, pudiendo utilizar dicho registro para participar en los procedimientos de selección de contratistas.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza – Cierre del Proceso

[…] es menester analizar si el RUP debe estar en firme para el momento cierre del proceso de selección o se es necesario que se mantenga vigente y esté en firme hasta el momento en que se celebre la audiencia de subasta. Al respecto, esta Agencia considera que, si para ese momento del cierre del proceso el Proponente tenía en firme el RUP estará habilitado para participar en el proceso y ser adjudicatario del contrato.

Dicha posición coincide con la tesis defendida por el Consejo de Estado, en sentencia proferida el pasado 17 de julio. Dicha Corporación, al analizar si la oferta ganadora en un Proceso de Contratación debió ser descalificada porque uno de los integrantes del consorcio adjudicatario no contaba con una inscripción vigente en el RÚP entre la fecha del cierre de la licitación y el acto de adjudicación

Bogotá D.C., 27 de octubre de 2025.

Señor

LUIS CARLOS AMADO GUZMAN

abogado.luisc1@outlook.com

Bogotá D.C.

Concepto C- 1479 de 2025

Temas:

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Concepto / REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza / REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza – Inscripción / REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza – Renovación / REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza – Actualización / REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP – Firmeza – Cierre del Proceso

Radicación:

Respuesta a consulta con radicado No. 1_2025_09_18_010230.

Estimado señor Amado;

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud radicada en esta entidad el 18 de septiembre de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente:

“(…)

(i). La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente -, expidió la Circular externa única radicada con el número CCE-EICP-MA-06, versión 03, adiada 27 de diciembre de 2023, a través de la cual señaló:

“[…] La firmeza del acto de inscripción, renovación y actualización del RUP debe armonizarse con las prescripciones establecidas para la generalidad de los actos administrativos, esto es, de acuerdo con el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011. Conforme con lo anterior, la persona natural o jurídica podrá presentarse a los procedimientos de selección cuanto el acto administrativo que realiza la inscripción del RUP se encuentra en firme, porque es un requisito para las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiran celebrar contratos con las entidades estatales, estar inscritas en él, salvo las excepciones establecidas en la ley…”. (Negritas fuera del texto)

No obstante,

(ii). En sentencia que adjunto a la presente solicitud radicada con el número 25000-23-36-000-2015-02447-01(60796), la Subsección B, Sección Tercera, de la Sala de lo Contencioso Administrativo, proferida el pasado 2 de junio de 2021 señaló:

“[…] REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) – Diferencia − Vigencia inscripción – Firmeza.

Así las cosas, se debe distinguir la vigencia de la inscripción en el Registro Único de proponentes, de su firmeza, pues la primera se genera con la publicación del acto de inscripción, entretanto la segunda se presenta transcurridos 10 días desde la publicación del acto de inscripción o una vez resueltas las impugnaciones que se lleguen a presentar. Luego, la firmeza del acto de inscripción en el Registro Único de Proponentes no podía ser exigida como un requisito que debía ser cumplido a la fecha del cierre del proceso de selección. En consecuencia, las reglas contenidas en el capítulo VI del pliego de condiciones que exigían que la inscripción en el Registro Único de Proponentes estuviera en firme al momento del cierre del proceso de selección, resultan contrarias a las normas en que debían fundarse…”

En virtud de lo anterior, dada la aparente diferencia entre la Circular de la Agencia Nacional de Contratación Pública y la sentencia proferida por el máximo órgano de cierre en la jurisdicción administrativa, se generan los siguientes interrogantes que a la luz de la competencia que le asiste a tan distinguida Agencia, ameritan sean estudiados y conceptuados, así:

a). ¿Existen criterios diferentes entre el Consejo de Estado y la Circular expedida por Colombia Compra Eficiente, respecto de la procedencia o no de exigir la firmeza del RUP, antes del cierre de las ofertas?

b). De existir diferencias en el criterio, al momento de estructurar los requisitos técnicos mínimos por parte de la entidad ¿Se debe exigir que el RUP se encuentre en firme?

c). Si la respuesta anterior es afirmativa, señalar ¿Cuál es la razón para que se deba exigir la firmeza del RUP al momento de presentar la oferta?

d). De existir discrepancia entre la Circular de Colombia Compra Eficiente y el criterio jurisprudencial del Consejo de Estado, ¿Las entidades deben o no exigir la firmeza del RUP, elevando al rango de causal de rechazo que el documento no se encuentre en esas condiciones?

e). En observancia del principio de jerarquía normativa, para las entidades del Estado ¿debe prevalecer la Circular? O de lo contrario ¿deberá prevalecer el criterio jurisprudencial?

f). Si en el pliego de condiciones se exige la firmeza del RUP, ¿el citado acto administrativo general se ve afectado de nulidad?

g). ¿Cuál es la interpretación que la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-, le ha dado al artículo 6° de la ley 1150 de 2007 y a los reglamentarios del decreto 1082 de 2015, respecto de la vigencia del RUP?

(…)”.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las Entidades Estatales o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero señalando unas consideraciones sobre las normas generales que rigen el Sistema de Compras y Contratación Pública relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: ¿Debe un proponente presentar su oferta con el RUP en firme? o basta con su vigencia al momento del cierre del proceso de selección?

¿Cuál es el criterio más reciente del Consejo de Estado frente al tema?

En atención a lo señalado en el Concepto C-353 del 30 de agosto de 2024, emitido por esta Subdirección Contractual, se reitera la posición doctrinal conforme a la cual, para participar en procesos de selección en los que resulte exigible el Registro Único de Proponentes (RUP), los oferentes deben acreditar que su inscripción, renovación o actualización en dicho registro se encuentre en firme con anterioridad a la fecha de cierre del proceso, dado que únicamente a partir de la firmeza se predican los efectos jurídicos previstos en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. En consecuencia, aquellos proponentes que, habiendo estado previamente inscritos en el RUP, omitieron cumplir el deber de renovación dentro del término legal y, por ende, debieron tramitar una nueva inscripción, solo podrán participar en procesos de contratación una vez la correspondiente información alcance firmeza en los términos de ley.

Así las cosas, esta Agencia considera que, si para ese momento del cierre del proceso el proponente tenía en firme el RUP estaría habilitado para participar en el proceso y ser adjudicatario del contrato. La anterior postura se fundamenta en lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 y la jurisprudencia reciente del Consejo de Estado, según la cual la entidad debe considerar el RUP vigente al momento del cierre del Proceso de Contratación, por cuanto el proponente no puede acreditar circunstancias ocurridas después de ese momento.

Esto asegura que las propuestas se evalúen sobre las mismas condiciones y evita que se pueda tener en cuenta cualquier evento que otorgue alguna ventaja o desventaja y que, por tanto, resulte sorpresivo, desconocido o inesperado para los participantes y para la Entidad Estatal.

De esta manera, la imposibilidad de probar cualquier aspecto posterior al vencimiento de la convocatoria implica que todo hecho que ocurra después de esa fecha resulta indiferente de cara al proceso de selección, aunque esté debidamente acreditado. Admitir lo contrario permitiría ajustes de último momento que podrían comprometer la objetividad del proceso de selección

En línea con lo anterior la Circular Externa Única de esta Agencia del 27 de diciembre de 2023 establece que, con el fin de que el RUP se mantenga vigente y continúe produciendo efectos, se debe realizar la renovación del mismo, consistente en que el proponente presente, antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año, la información requerida ante la cámara de comercio respectiva.

En este orden de ideas, tratándose del trámite administrativo de la actualización, sucede algo similar con la renovación, en el sentido de que, si la actualización no estaba en firme para el momento del cierre del proceso, en la evaluación se tendrá en cuenta únicamente la información que estaba en firme para dicho momento. Lo que no deben hacer las entidades es rechazar la oferta bajo el argumento de que la actualización no está en firme –como si no hubiera una inscripción vigente en el RUP–, ya que simplemente se debe evaluar la oferta prescindiendo de la nueva información incluida –que no adquirió firmeza–, pues, aunque la nueva información –actualización– esté pendiente de adquirir firmeza, para el momento del cierre del proceso el oferente tenía su inscripción vigente.

Así las cosas, es menester analizar si el RUP debe estar en firme para el momento del cierre del proceso de selección o es necesario que se mantenga vigente y esté en firme hasta el momento en que se celebre la audiencia de adjudicación. Al respecto, esta Agencia considera que, si para ese momento del cierre del proceso el Proponente tenía en firme el RUP estará habilitado para participar en el proceso y ser adjudicatario del contrato.

Dicha posición coincide con la tesis defendida por el Consejo de Estado, en sentencia proferida el pasado 17 de julio de 2024. Dicha Corporación, al analizar si la oferta ganadora en un Proceso de Contratación debió ser descalificada porque uno de los integrantes del consorcio adjudicatario no contaba con una inscripción vigente en el RÚP entre la fecha del cierre de la licitación y el acto de adjudicación, señaló que:

[…] de acuerdo con el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, la entidad debe considerar el RUP vigente al momento del cierre de la licitación, por cuanto el proponente no puede acreditar circunstancias ocurridas después de ese momento, lo cual asegura que las propuestas se evalúen sobre las mismas condiciones y evita que se pueda tener en cuenta cualquier evento que otorgue alguna ventaja o desventaja y que, por tanto, resulte sorpresivo, desconocido o inesperado para los participantes y para la entidad estatal convocante.

No otro sentido puede dársele a la norma en comento, toda vez que la imposibilidad de probar cualquier aspecto posterior al vencimiento de la convocatoria implica que todo hecho que ocurra después de esa fecha resulta indiferente de cara al proceso de selección, aunque esté debidamente acreditado, admitir lo contrario permitiría ajustes de último momento que podrían comprometer la objetividad del proceso de selección.

En consecuencia, por las particularidades del caso concreto, el registro presentado por el integrante resultaba suficiente para poder participar de conformidad con lo dispuesto en el pliego de condiciones, debido a que al momento del cierre de la convocatoria (29 de marzo de 2019) aún no había finalizado el término para prorrogar la validez de la inscripción (5 de abril de 2019) y, por lo tanto, estaba vigente y en firme según lo exigido por los términos de referencia.

Por último, esta Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del Sistema de Compras y Contratación Pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, validar sus actuaciones.

El RUP como instrumento en el que consta la información relacionada con las personas naturales y jurídicas, tiene por objeto contemplar en un único documento la información relativa a la capacidad jurídica, técnica, financiera y organizacional de los posibles proponentes, con el fin de que puedan participar en los Procedimientos de Contratación realizados por las Entidades Estatales. El Consejo de Estado definió la naturaleza y finalidad del RUP de la siguiente forma:

El Registro de Proponentes es un registro de creación legal en el cual se inscriben las personas naturales o jurídicas que aspiran a celebrar con entidades estatales contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles. Tiene como finalidad suministrar la información necesaria de un contratista inscrito, en lo relacionado con su experiencia, capacidad jurídica, capacidad técnica, capacidad de organización y capacidad financiera. En los términos del artículo 22 de la Ley 80 de 1993, todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar dichos contratos con las entidades estatales, deberán inscribirse en el Registro de Proponentes de la Cámara de Comercio de su jurisdicción y deberán estar clasificadas y calificadas según lo dispuesto en esta norma.

El artículo 6.1 de la Ley 1150 de 2007 dispone que el RUP es plena prueba de la información que contiene. Por su parte, el artículo 5.1, al fijar los criterios que deben tener en cuenta las Entidades Estatales para garantizar la selección objetiva, dispone que las cámaras de comercio verificarán la información suministrada por las personas naturales o jurídicas para la inscripción en el registro. Esta información debe tenerse en cuenta por parte de las Entidades Estatales en los Procedimientos de Contratación en los que es exigible el RUP.

No obstante, el RUP no es exigible en algunos Procedimientos de Contratación, como en la contratación directa, la mínima cuantía, la prestación de servicios de salud, enajenación de bienes del Estado, la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en bolsas de productos, los contratos de concesión y los contratos que celebren las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, que tengan por objeto el desarrollo de sus actividades industriales y comerciales.

Las anteriores excepciones son taxativas y se rigen por una interpretación restrictiva. Así lo dispone el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, al prescribir que la inscripción en el RUP es imperativa para los sujetos mencionados en el primer inciso del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley. Adicionalmente, el numeral 6.1. del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 establece que cuando sea necesario verificar requisitos o información que no reposa en RUP, la entidad podrá solicitar información adicional –por ejemplo, longitudes de obra, especificaciones técnicas, etc.– solo para complementar la información contenida en el RUP.

Cuando se trata de los procesos exceptuados de la obligación de inscripción en el RUP, como las entidades no pueden solicitarlo, para verificar las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, deben recurrir a otros medios de prueba que garanticen la selección objetiva, siempre que sean adecuados y proporcionales para promover la libre participación de los oferentes. Lo anterior fue ratificado por el Consejo de Estado cuando enumeró las excepciones en las cuales las entidades tienen la obligación de verificar los requisitos habilitantes de los proponentes.

Ahora bien, el inciso 1 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, mediante el cual se regulan los sujetos que deben inscribirse en el RUP, señaló que deben hacerlo las personas, naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que tengan domicilio o sucursal en el país. Estas personas tienen la obligación de registrarse en el RUP, en dos (2) casos: a) pretendan celebrar contratos estatales y b) el Procedimiento de Contratación sea de aquellos en los cuales no se exceptúa el RUP, de acuerdo con el inciso 2 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007.

En desarrollo del marco legal expuesto, el Decreto 1082 de 2015 dispone quiénes deben inscribirse en el RUP, el momento de la renovación del registro, la información requerida para la inscripción, renovación o actualización y la posibilidad de solicitar la cancelación de la inscripción, en cualquier momento ante la cámara de comercio correspondiente.

En síntesis, se tiene que la obligación de inscribirse en el RUP es extensible a toda persona natural o jurídica, interesada en participar en un Proceso de Contratación estatal, cuando este no esté exceptuado de esta obligación, conforme con lo previsto en el inciso 2 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007.

Ahora bien, en relación con la firmeza del RUP, debe señalarse que, en concordancia con lo establecido en el numeral 6.3 de la Ley 1150 de 2007, la cámara de comercio, verificada la información aportada por el proponente, publicará el acto de inscripción del RUP. Contra dicho acto cualquier persona podrá interponer recurso de reposición dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de su publicación –posibilidad aplicable frente a la inscripción, renovación o actualización–. En firme el acto administrativo que realiza la inscripción en el RUP se podrá demandar su nulidad, sin que la presentación de la demanda suspenda la inscripción del registro.

De otro lado, el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 señala que las personas inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, de lo contrario cesan los efectos del RUP. Sin perjuicio de lo indicado, para el año 2020, conforme al Decreto Legislativo 434 de 2020, debió entenderse a más tardar el quinto día hábil del mes de julio de 2020. El Consejo de Estado, en sentencia del 19 de septiembre de 2019, señaló la finalidad de la renovación del RUP y las consecuencias de no hacerlo en el término previsto, así:

Al respecto, no puede perderse de vista que la finalidad principal de la renovación del RUP, al margen de que con ese acto se nutra del registro de nueva información, es conservar su vigencia, propósito que, de acuerdo con el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013, solo ha de cumplirse si el mismo se realiza dentro del plazo allí establecido, comprendido entre el 1 de enero hasta el quinto día hábil del mes de abril. En defecto, la disposición reglamentaria establece como consecuencia la cesación de los efectos del RUP.

Ante ese panorama, el incumplimiento del deber de renovar el RUP en el período trae como consecuencia la cesación de efectos respecto de la información certificada en ese documento y, por contera, la falta de vocación como plena prueba para acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes del proponente, anomalía que en manera alguna se sanea o convalida por el hecho de realizar una renovación por fuera del plazo reglamentado, en tanto no resulta jurídicamente admisible extender una vigencia que por ministerio de la ley se encuentra vencida y cuyos efectos cesaron, precisamente por no haberse renovado en el término señalado. [Énfasis fuera del texto original]

Conforme a lo anterior, y en armonía con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, si el proponente no presenta la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año, cesarán los efectos del RUP. Lo anterior implica que el proponente que no cumpla con la carga indicada no se puede presentar a los procedimientos de selección, en los casos en que es necesario estar inscrito en el RUP, porque no tendría capacidad para hacerlo y, por tanto, tendría que inscribirse nuevamente, caso en el que solo se podrá presentar cuando la inscripción esté en firme.

Tratándose del trámite de renovación, la persona que haya presentado la información para renovar su registro a más tardar al quinto día hábil del mes de abril de cada año, cumpliendo con el requisito establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1., puede participar en los procedimientos de selección, debiéndose tener en cuenta la información “antigua”. En este sentido, en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el momento de la firmeza de la nueva información, se permite que emplee la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no han cesado por encontrarse vigente.

Así las cosas, para verificar que los efectos del RUP no han cesado, es necesario que el certificado contenga la anotación de que el inscrito, a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, radicó ante la cámara de comercio los documentos para la renovación. En todo caso, si tal circunstancia no estuviere inscrita en el certificado, se podrá acreditar a través del medio documental expedido por la cámara de comercio correspondiente. Así, por no existir tarifa legal que permita establecer la forma de acreditar el trámite de renovación, la Entidad Estatal debe verificar que el documento aportado por el proponente ofrezca certeza sobre el estado del mismo.

Dicho esto, la firmeza del acto de inscripción, renovación y actualización del RUP debe armonizarse con las prescripciones establecidas para la generalidad de los actos administrativos, esto es, de acuerdo con el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011.

Conforme a lo anterior, la persona natural o jurídica podrá presentarse a los procedimientos de selección cuando el acto administrativo que realiza la inscripción del RUP se encuentra en firme, porque su inscripción es un requisito para las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, que aspiran celebrar contratos con las Entidades Estatales, salvo las excepciones establecidas en la ley.

Así, la firmeza del RUP es una condición de ejecutoriedad, para consolidar los efectos del acto administrativo de inscripción. En palabras del Consejo de Estado “El fenómeno procesal de la firmeza implica en principio, que la decisión se torna incuestionable en sede administrativa, lo que a su vez conlleva su ejecutoriedad”.

Es importante resaltar que los distintos eventos de firmeza señalados en el artículo 87 del CPACA involucran la exigencia de la publicidad, comunicación o notificación del acto, además de incluir la necesidad de resolver los recursos administrativos interpuestos contra la decisión, como expresión del debido proceso y del derecho de defensa en sede administrativa.

El artículo 6.3 de la Ley 1150 de 2007 regula la impugnación del acto de inscripción de información en el RUP, para que cualquier persona presente recurso de reposición durante los diez (10) días hábiles siguientes a su publicación, tiempo después del cual el acto administrativo adquiere firmeza y será oponible a terceros, adquiriendo su presunción de legalidad, siempre que durante el término indicado no se presenten recursos. Si ocurre lo último, para que el acto de inscripción o renovación quede en firme, o que la actualización de la nueva información adquiera firmeza, será necesario que se resuelvan dichos recursos.

Expuestas las reglas generales en torno a la necesidad de la firmeza de los actos de inscripción, renovación y actualización, se señalarán las consecuencias en cada supuesto de que la información incluida en el RUP esté pendiente de quedar en firme, pues en cada uno se generan efectos distintos.

De lo anterior se desprende que en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el de su firmeza, se debe emplear la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente. Incluso, en los procedimientos de selección, en caso de que el RUP con la información “antigua” se haya presentado válidamente antes del cierre del proceso y con posterioridad a este quede en firme el nuevo RUP, para la evaluación de las propuestas se deberá utilizar la información del registro presentado inicialmente, porque ninguno de los proponentes, durante el término otorgado para subsanar ofertas, podrá “acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”, por lo que la evaluación se realizará con la información del RUP en firme antes del cierre, independientemente de que la nueva información favorezca o perjudique al proponente.

En este sentido, siempre que se cumpla con la primera actuación tendiente a la renovación del RUP este sigue produciendo efectos, por lo que, se reitera, en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el de la firmeza, se puede utilizar la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente, pudiendo utilizar dicho registro para participar en los procedimientos de selección de contratistas.

En concordancia con lo anterior, la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente en su numeral 12.3. recoge la tesis antes planteada respecto de la renovación del RUP al indicar:

El artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 establece que las personas inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, pues de lo contrario cesan los efectos del RUP.

Al cierre del procedimiento de selección, es decir, hasta el plazo para presentar ofertas, el RUP debe encontrarse vigente, esto es, que el proponente haya presentado la información para renovar el registro en el término anteriormente establecido.

Tratándose del trámite de renovación, la persona que haya presentado la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril, cumpliendo con el requisito exigido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, puede participar en los procedimientos de selección, debiéndose tener en cuenta la información antigua, esto es, la que estuviera en firme antes del cierre del proceso. Así, en el periodo comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el momento en que adquiera firmeza la información renovada, debe emplearse la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente. En todo caso, la evaluación de las ofertas se realizará con la información del RUP en firme antes del cierre del proceso.

Para verificar que los efectos del RUP no han cesado, en los eventos que el proponente presentó la información para renovar su registro, es necesario que el certificado contenga la anotación de que el inscrito, a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, radicó ante la cámara de comercio los documentos para su renovación. En todo caso, si tal circunstancia no estuviese inscrita en el certificado, podrá acreditarse mediante el medio documental expedido por la cámara de comercio correspondiente. De este modo, al no existir tarifa legal que permita establecer la forma de acreditar el trámite de renovación, la entidad estatal debe verificar que el documento aportado por el proponente ofrezca certeza sobre el estado del trámite.

La firmeza del acto de inscripción, renovación y actualización del RUP debe armonizarse con las prescripciones establecidas para la generalidad de los actos administrativos, esto es, de acuerdo con el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011. Conforme con lo anterior, la persona natural o jurídica podrá presentarse a los procedimientos de selección cuanto el acto administrativo que realiza la inscripción del RUP se encuentra en firme, porque es un requisito para las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiran celebrar contratos con las entidades estatales, estar inscritas en él, salvo las excepciones establecidas en la ley”. [Énfasis fuera del texto original]

En efecto, la Circular Externa Única establece que, con el fin de que el RUP se mantenga vigente y continúe produciendo efectos, se debe realizar la renovación del mismo, consistente en que el proponente presente, antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año, la información requerida ante la cámara de comercio respectiva.

Ahora bien, tratándose del trámite administrativo de la actualización, sucede algo similar con la renovación, en el sentido de que, si la actualización no estaba en firme para el momento del cierre del proceso, en la evaluación se tendrá en cuenta únicamente la información que estaba en firme para dicho momento. Lo que no deben hacer las entidades es rechazar la oferta bajo el argumento de que la actualización no está en firme –como si no hubiera una inscripción vigente en el RUP–, ya que simplemente se debe evaluar la oferta prescindiendo de la nueva información incluida –que no adquirió firmeza–, pues, aunque la nueva información –actualización– esté pendiente de adquirir firmeza, para el momento del cierre del proceso el oferente tenía su inscripción vigente y en firme.

Finalmente, es menester analizar si el RUP debe estar en firme para el momento cierre del proceso de selección o se es necesario que se mantenga vigente y esté en firme hasta el momento en que se celebre la audiencia de subasta. Al respecto, esta Agencia considera que, si para ese momento del cierre del proceso el Proponente tenía en firme el RUP estará habilitado para participar en el proceso y ser adjudicatario del contrato.

Colombia Compra Eficiente, Circular Externa Única. Disponible en: https://colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/cce-eicp-ma-06_circular_externa_con_comentarios_de_ciudadanos-_v2f_002.pdf

Sobre las problemáticas asociadas al RUP, relacionadas con la firmeza de la inscripción, renovación y actualización, se pronunció esta Subdirección en los conceptos C–005 del 14 de febrero de 2020, C–148 del 22 de abril de 2020, C–330 del 27 de mayo de 2020, C–303 del 3 de junio de 2020, C–328 de 30 de junio de 2020, C–454 del 6 de julio de 2020, C–374 del 23 de julio de 2020, C–466 del 24 de julio de 2020, C–420 del 28 de julio de 2020, C–534 del 12 de agosto de 2020, C-703 del 12 de enero de 2022, C-360 del 25 de mayo de 2022, C-426 del 5 de julio de 2022 y C-353 del 30 de agosto de 2024. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos

También le invitamos a consultar las versiones I y II de 2024 del Boletín de Relatoría de la Subdirección de Gestión Contractual, las cuales puede descargar en la página web de la Agencia: https://www.colombiacompra.gov.co/sala-de-prensa/boletin-digital

También, te contamos que ya publicamos la nueva Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable. Esta guía es un instrumento clave para integrar buenas prácticas en la contratación estatal, promoviendo los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) a través de criterios y obligaciones ambientales y sociales en todas las etapas del proceso. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

Elaboró:

Daniel Eduardo Rojas Poveda

Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual

Revisó:

Juan Carlos González Vásquez

Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual

Aprobó:

Carolina Quintero Gacharná

Subdirectora de Gestión Contratual – ANCP – CCE

Etiquetado cierre, firme, información, inscripción, renovación